Melhore seu jogo de eficiência para alta produtividade no Microsoft Calendar

Gerenciar seu tempo e ser produtivo de forma consistente pode ser um desafio. Esse tipo de produtividade consistente geralmente exige que você faça malabarismos com várias tarefas e lembre-se de eventos e prazos críticos em tempo real.

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Calendário – Calendário

Planejar para ser produtivo e gerenciar seu tempo com eficiência é apenas metade da batalha. Para aumentar sua produtividade e levar a sério a conclusão de todas as suas tarefas mais importantes, considere usar ferramentas de gerenciamento de tempo, como o Microsoft Calendar.

Com Calendário da Microsoftvocê pode realizar sua “estratégia de batalha” em uma plataforma criada especificamente para planejar eventos, prazos e projetos de trabalho com antecedência.

Este guia explorará como você pode maximizar sua eficiência e melhorar significativamente sua produtividade com o Microsoft Calendar. Abordaremos o bloqueio de tempo, otimizando seus eventos de calendário com base no tipo de reunião, reservando tempo para comunicação e agendando tempo para relaxar e passar tempo com os entes queridos. Vamos começar!

Fazendo as coisas com o Microsoft Calendar

Em vez de usar listas tradicionais e escrever em papel e caneta, o Microsoft Calendar permite armazenar digitalmente todas as datas, eventos e prazos mais importantes.

Usando algumas das estratégias que estamos prestes a mergulhar, você poderá “digitalizar” seu calendário e garantir que possa acessá-lo de todos os seus dispositivos. Portanto, esteja você em casa ou em trânsito, as dicas e truques apresentados neste guia o ajudarão a se tornar mais eficiente.

A maioria dos usuários do Microsoft Calendar não conhece toda a profundidade dos recursos disponíveis no software. Além disso, a maioria das pessoas ignora muitos casos de uso de calendários digitais, alguns dos quais também exploraremos em detalhes.

Contanto que você tome medidas com base nas dicas, truques e táticas que melhor se adequam ao seu fluxo de trabalho, você será um dos poucos usuários do Microsoft Calendar que pode extrair toda a produtividade dessa incrível ferramenta de software.

Agrupe suas chamadas e reuniões em blocos de tempo

Pode haver algo pior do que várias chamadas e reuniões bagunçando sua agenda diária, deixando apenas curtos períodos de tempo para trabalhar em seu mais importante tarefas? Será complicado concluir suas “funções principais de trabalho” se você estiver constantemente preso em reuniões e ligações.

O bloqueio de tempo resolve esse problema, permitindo agrupar todas as suas reuniões e chamadas em um período de tempo específico. Então, em vez de correr freneticamente para frente e para trás entre reuniões e chamadas, você terá apenas um bloqueio único com o qual precisará se preocupar.

O bloqueio do tempo também promove clareza mental e ajuda a eliminar a fadiga. Além disso, quando você não está alternando rapidamente entre várias tarefas (ou seja, multitarefa) e focando apenas em um item de cada vez, você é muito mais eficaz e produtivo.

Otimize a duração do evento e da reunião do calendário

Você já alterou as configurações padrão de duração da reunião do seu calendário? O Microsoft Calendar permite que você altere a duração padrão de cada reunião e, com algum planejamento, você pode criar vários tipos de reuniões com diferentes comprimentos planejados com antecedência.

Ao agendar uma reunião, faça referência às durações predeterminadas da reunião e faça os ajustes necessários. Por exemplo, se você estiver conduzindo uma reunião de almoço, talvez ela tenha sempre 1 hora de duração. Por outro lado, se você estiver ajudando alguém que precisa fazer uma pergunta rápida ou obter conselhos, essa reunião pode ter apenas 10 minutos de duração.

Dividir suas reuniões por tipo e determinar a duração ideal de cada reunião é uma ótima maneira de ser mais eficiente e produtivo com o Microsoft Calendar.

Como bônus, você pode até dar um passo adiante e usar sua reunião tipos para criar “blocos de tempo” para tipos semelhantes de eventos.

Tempo de bloqueio para e-mail e comunicação

Muitas pessoas têm notificações em seus e-mails e os aplicativos de comunicação da equipe ficam abertos o dia todo, resultando em distrações instantâneas e perda de foco ao longo do dia. É difícil ser produtivo quando a campainha de alerta de e-mail toca a cada poucos minutos.

A solução para isso é desabilitar as notificações até uma hora específica do dia e avisar a todos que você só responda e-mails ou retornar aos membros da equipe em horários específicos.

Dependendo da sua agenda e do que fizer mais sentido, você pode ter um bloco de horário pela manhã e à tarde. Contanto que você informe a todos quando estiver disponível para comunicação e resposta a perguntas por e-mail, eles aprenderão a esperar notícias suas nesses momentos.

Planeje Tempo para Família e Exercícios

Mantendo-se saudável e alimentando seus relacionamentos são tão importantes quanto ser produtivo e bem-sucedido em sua vida profissional. O Microsoft Calendar pode ajudá-lo a reservar tempo para a família e criar uma rotina de exercícios consistente que você segue de forma consistente.

Dependendo de quando sua agenda permitir, não se esqueça de adicionar sua rotina de exercícios/treino ao seu calendário.

Da mesma forma, planeje o tempo para passar com sua família, seja uma noite em família, sair para um evento ou apenas passar um tempo intencionalmente com seus entes queridos.

Usar ditado de texto para fala

Ao planejar eventos do calendário, reuniões e telefonemas, uma ótima maneira de garantir que nenhum detalhe seja perdido é preencher o título e a descrição de cada evento detalhadamente.

Digitar cada uma dessas descrições e notas pode ser demorado, portanto, usar o ditado de texto para fala no Microsoft Calendar é uma ótima maneira de registrar rapidamente todos os detalhes. Em vez de vincular manualmente informações e notas, tudo o que você precisa fazer é falar em um microfone e verá instantaneamente suas palavras transcritas.

Não importa em qual dispositivo você esteja usando o Microsoft Calendar, você poderá configurar o ditado. Além disso, para que sua voz seja reconhecida de forma ainda mais eficiente, você pode treinar seu software de ditado.

Este treinamento permite que sua voz seja reconhecida com maior eficiência e ajuda a eliminar erros e erros de digitação que tendem a surgir no ditado de texto para fala.

Criar e compartilhar calendários de equipe

O compartilhamento de calendário é uma das melhores maneiras de manter uma equipe inteira de pessoas atualizada com o Microsoft Calendar de forma rápida e eficiente. No passado, isso só era possível compartilhando essas informações com todos os seus destinatários e fazendo com que eles as copiassem para seus calendários um por um.

Hoje, você pode criar um calendário, agendar todos os seus eventos e compartilhar esses calendários com outras pessoas com apenas um clique de um botão. Pare de inserir manualmente eventos de grupo ou eventos de equipe em seu calendário e reduza o alcance manual ao solicitar disponibilidade.

Pensamentos finais

Discutimos várias maneiras de aumentar sua eficiência e produtividade usando ferramentas como o Microsoft Calendar.

Quando você deseja aumentar sua produtividade e eficiência, a melhor maneira é estabelecer um calendário que contenha todos os seus eventos e datas mais importantes.

Você pode se tornar mais eficiente e produtivo agrupando suas chamadas e reuniões em blocos de tempo, otimizando a duração dos eventos do calendário, bloqueando o tempo para e-mail e comunicação e planejando passar tempo com a família.

Usar o ditado de texto para fala para fazer anotações rapidamente em suas anotações e criar calendários compartilhados para serem redistribuídos entre sua equipe e colegas de trabalho também pode ajudá-lo a se manter eficiente.

Comece a usar o Microsoft Calendar hoje mesmo e tome medidas de acordo com as dicas e truques apresentados. Ao procurar consistentemente maneiras de melhorar sua produtividade e aprender o máximo possível sobre o software de calendário, você poderá se tornar um “usuário avançado” e provavelmente obterá grandes ganhos de produtividade como resultado.

Crédito da imagem: Sergey Nesterov; pexels; obrigada!

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